A finales del verano de 2022, Cowboy despliega internamente una nueva versión de su ERP (Odoo) para facilitar el seguimiento de sus pedidos y el acceso a la información sobre las fechas de entrega (llegada al almacén, entrega final). Para ello, el equipo de la cadena de suministro de Cowboy integra manualmente los datos OVRSEA en su ERP. El reto de esta integración es automatizar esta transferencia de datos entre Cowboy y OVRSEA. Éste ùltimo se puso en contacto con Cowboy para estudiar la posibilidad de una integración API en su ERP con el fin de actualizar los datos automáticamente cada mañana. Tras una definición de las necesidades con Felix Fabich, ingeniero senior de la cadena de suministro en Cowboy, Nader y Rémy, jefe de producto e ingeniero de software de OVRSEA, acompañaron a Vincent Van Rossem, desarrollador de Cowboy-Odoo, en el despliegue técnico de la integración.
El principal caso de uso que debía abordar la integración era el siguiente: Cowboy quería mostrar el estado de los envíos de mercancías en tiempo real (en curso, recibidos, completados), para garantizar el seguimiento y las acciones automáticas en su ERP Odoo.
Por ejemplo, cuando una entrega se considera "Completada", comprobar automáticamente que el almacén ha recibido los componentes y finalizar el pago a los proveedores.
Sincronizar el ERP de Cowboy con OVRSEA para eliminar la necesidad de introducir manualmente los datos de OVRSEA en el ERP.
Aumentar la eficiencia en el seguimiento de los suministros para que Cowboy pueda centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Integrar OVRSEA con el ERP de Cowboy para tener todos los datos en una sola herramienta.
Antes de la implantación de la pasarela API, los datos del ERP de Cowboy se actualizaban manualmente. Estos datos incluyen tanto el estado del envío (en proceso, listo para el envío, enviado, recibido) como la hora estimada de salida (ETD) o la hora estimada de llegada (ETA) de la mercancía.
Esta organización funcionaba bien, pero exponía a la empresa a errores humanos debido a los grandes volúmenes de datos, así como a la transferencia manual de datos de la tabla Excel al ERP. Pero, sobre todo, este trabajo diario y redundante hacía perder mucho tiempo a Cowboy.
“Recibía notificaciones por correo electrónico de OVRSEA cuando un envío estaba a punto de entregarse en nuestra fábrica y luego tenía que introducir manualmente esta información en nuestro ERP. Tenía que hacer clic en un botón de liberación y entonces se ejecutaba el movimiento de mercancías en nuestro ERP. Esto podía dar lugar a errores como la validación de una cantidad incorrecta o la apertura de un envío erróneo, además de consumir mucho tiempo.” - Felix Fabich, ingeniero jefe de la cadena de suministro de Cowboy
La principal ventaja de la integración ha sido dar a los equipos de Cowboy más visibilidad de su cadena de suministro. Ahora el equipo puede centrarse en tareas de mayor valor añadido y asegurarse de que todo se ajusta a los plazos. Gracias a esta integración, Cowboy ha podido dedicar más tiempo a analizar sus envíos, trasladar algunos de sus envíos aéreos al mar y reducir sus gastos de transporte.
Hoy en día, la actualización de datos en el ERP se realiza automáticamente. Por tanto, la información proporcionada es fiable: Vaquero puede tener un seguimiento perfecto de sus suministros, y en una sola herramienta: su ERP. Por ejemplo, cuando el proveedor anuncia que el 80% de los pedidos pendientes se enviarán el lunes, Cowboy puede cotejar la información. En términos de inventario, esta integración también proporciona información en tiempo real sobre la cantidad de piezas y materiales en la fábrica, así como en los barcos y aviones en tránsito por todo el mundo.
"La visibilidad es muy importante para nuestro equipo de planificación. Antes, siempre venían a verme para ver si una transferencia se había hecho a tiempo, porque todo se hacía manualmente. Ahora no tengo que preocuparme de eso y puedo centrarme en otras tareas que aportan más beneficios a la empresa." - Félix Fabich, Ingeniero Senior de la Cadena de Suministro en Cowboy
